डिस्ट्रिक्ट गवर्नर जोन एडवाइजरी मीटिंग (District Governor’s Zone Advisory Meeting)
(जो ज़ोन चेयरपर्सन द्वारा आयोजित की जाती है)
1. उद्देश्य (Purpose of DG Zone Advisory Meeting)
डिस्ट्रिक्ट गवर्नर जोन एडवाइजरी मीटिंग का मुख्य उद्देश्य डिस्ट्रिक्ट गवर्नर को क्लबों की प्रगति, समस्याओं और आवश्यकताओं के बारे में फीडबैक देना होता है। इसे ज़ोन चेयरपर्सन आयोजित करता है और यह क्लबों व डिस्ट्रिक्ट गवर्नर के बीच सेतु का कार्य करती है।
- क्लबों के कार्यों का आकलन
- नई गतिविधियों एवं प्रोजेक्ट्स की जानकारी साझा करना
- सदस्यता वृद्धि, रिटेंशन और क्लब क्वालिटी में सुधार
- नेतृत्व विकास हेतु कार्य करना
- क्लबों की समस्याओं का समाधान
- लायंस इंटरनेशनल की नीतियों व दिशा-निर्देशों को क्लब स्तर पर लागू करना
- सुनिश्चित करें कि प्रत्येक क्लब प्रभावी ढंग से कार्य कर रहा है,
- अंतर्राष्ट्रीय संविधान और उप-नियमों (LA-1) और नीतियों का पालन कर रहा है, और अपने सदस्यों की आवश्यकताओं को पूरा कर रहा है।
- सुनिश्चित करें कि क्लब सार्थक सेवा प्रदान करें, सदस्यता वृद्धि और नेतृत्व विकास को प्रोत्साहित करें।
- डिस्ट्रिक्ट, मल्टीपल और लायंस इंटरनेशनल द्वारा प्रस्तुत कार्यक्रमों को बढ़ावा दें।
- सुनिश्चित करें कि प्रत्येक क्लब, क्लब अधिकारियों की नियुक्ति करे, नए सदस्यों को शामिल करे और सदस्यों की उपलब्धियों को सार्थक तरीके से मान्यता दे।
- क्लबों को डिस्ट्रिक्ट, मल्टीपल और अंतर्राष्ट्रीय सम्मेलनों में भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करें। o
- अंतर-क्लब बैठकों को बढ़ावा दें और क्लबों को चार्टर नाइट्स और अन्य डिस्ट्रिक्ट के कार्यक्रमों में भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करें।
- डिस्ट्रिक्ट के लिए धन उगाहने के लक्ष्य निर्धारित करें और उन पर चर्चा करें।
2. आयोजन की जिम्मेदारी (Responsibility of Zone Chairperson)
ज़ोन चेयरपर्सन को इस मीटिंग का आयोजन और संचालन करना होता है।
- साल में कम से कम तीन बार यह बैठक करनी चाहिए।
- वैसे तो लायंस अंतरराष्ट्रीय द्वारा इस तरह की चार बैठक सुझाई गई हैं।
- पहली बैठक सर्विस गतिविधियों पर फोकस्ड होती है
- दूसरी बैठक सदस्यता वृद्धि एवं रिटेंशन पर फोकस्ड होती है
- तीसरी बैठक नेतृत्व विकास पर फोकस्ड होती है
- चौथी बैठक भविष्य के कार्यकर्मों पर फोकस्ड होती है और ये बैठक वैकल्पिक अर्थात् ऑप्शनल होती है।
- बैठक का समय, स्थान और एजेंडा पहले से तय करना चाहिए
- सभी क्लब के अध्यक्षों, प्रथम उपाध्यक्षों सचिवों और कोषाध्यक्षों को निमंत्रण भेजना आवश्यक है।
- बैठक में डिस्ट्रिक्ट गवर्नर की प्राथमिकताओं, क्लबों के प्रदर्शन और आने वाली योजनाओं पर चर्चा करना आवश्यक है
- बैठक की पूरी रिपोर्ट तैयार कर डिस्ट्रिक्ट गवर्नर को भेजनी होती है।
- अंतरराष्ट्रीय को इसकी विशेष रिपोर्ट भेजना होता है जिसका प्रारूप आपको लायंस वेबसाइट पर मिल जाएगा।
3. बैठक का स्वरूप (Format of the Meeting)
- उद्घाटन (Call to Order)
- मीटिंग का आरंभ लायंस प्रोटोकॉल के अनुसार ज़ोन चेयरपर्सन द्वारा किया जाता है। जोन चेयरपर्सन प्रिसाइडिंग ऑफिसर होता है
- ध्वज वंदन , लायंस कोड ऑफ़ कंडक्ट, लायंस का मिशन व लायंस का विज़न साझा किया जाना चाहिए क्योंकि वे हमारी कोर वैल्यू हैं।
- स्वागत व परिचय (Welcome and Introduction)
- सभी क्लब प्रतिनिधियों का स्वागत व परिचय।
- विशेष अतिथियों (यदि हों) का सम्मान।
- डिस्ट्रिक्ट गवर्नर का संदेश (Governor’s Message)
- यदि डिस्ट्रिक्ट गवर्नर या उनके प्रतिनिधि उपस्थित हों, तो वे क्लबों को दिशा-निर्देश देते हैं।
- अन्यथा, ज़ोन चेयरपर्सन उनका संदेश पढ़कर सुनाता है।
- सम्मान और पुरस्कार (Recognition & Awards)
- उत्कृष्ट प्रदर्शन करने वाले क्लबों को प्रशंसा-पत्र या प्रमाण-पत्र देना।
- समापन (Closing)
- मुख्य निर्णयों का सारांश
- अगली बैठक की तिथि की घोषणा
- आभार के साथ मीटिंग समाप्त
4. रिकॉर्डिंग और रिपोर्टिंग (Recording & Reporting)
- ज़ोन चेयरपर्सन को प्रत्येक क्लब से लिखित रिपोर्ट लेना आवश्यक है।
- मीटिंग के बाद विस्तृत रिपोर्ट डिस्ट्रिक्ट गवर्नर और रीजन चेयरपर्सन को भेजी जाती है।
- रिपोर्ट में उपस्थित लोगों की सूची, चर्चा किए गए बिंदु और लिए गए निर्णय शामिल होते हैं।
5. मीटिंग के लाभ (Benefits of DG Advisory Meeting)
- क्लबों के बीच समन्वय और सहयोग में वृद्धि
- सदस्यता विकास और नेतृत्व क्षमता में सुधार
- क्लबों की गतिविधियों की गुणवत्ता और प्रभाव बढ़ता है
- डिस्ट्रिक्ट गवर्नर को जमीनी स्तर की सही जानकारी मिलती है
- क्लबों को नवीनतम दिशा-निर्देश और नीतियों की जानकारी मिलती है
6. ज़ोन चेयरपर्सन के लिए सुझाव
- मीटिंग को प्रेरणादायक और उत्साहवर्धक बनाएँ।
- पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन या चार्ट्स का उपयोग कर जानकारी प्रस्तुत करें।
- क्लब अध्यक्षों को अच्छे प्रोजेक्ट्स की कहानियाँ साझा करने के लिए प्रोत्साहित करें।
- क्लबों की उपलब्धियों का सार्वजनिक रूप से सम्मान करें।
- तैयारी कर के आयें।
- सभी क्लब्स से लाइव जुड़े रहें
इसके अतिरिक्त जोन चेयरपर्सन ई बुक को पढ़ें। अनेकों टॉपिक्स उपलब्ध हैं जिन्हें पढ़ कर आप एक अच्छे जोन चेयरपर्सन के उत्तरदायित्व का निर्वहन करते हुए एक सशक्त संगठन को बनाने में सहयोग कर सकते हैं।